Quel est l’objectif de ce poste ?

Dans un contexte d’activité intense, avec environ 900 stagiaires par an et 100 sessions de formation, nous recherchons un gestionnaire administratif pour notre centre de formation qui assurera la gestion administrative, logistique et qualité des formations proposées par le centre de formation de GMED. 

En collaboration avec le Responsable du Centre de Formation, vous jouerez un rôle clé dans l’organisation des sessions de formation et la satisfaction des participants et formateurs, tout en veillant à la conformité avec les exigences réglementaires et qualité.

Le poste est basé à Paris, avec 2 jours de télétravail prévus par semaine.

CDI

Qui sommes-nous ?

GMED est un organisme notifié Français désigné au titre des Règlements (UE) 2017/745 et (UE) 2017/746 pour l’évaluation de la conformité des dispositifs médicaux (DM). Nous sommes également un organisme de référence à l’international dans le cadre de la certification des systèmes de management de la qualité (SMQ) des fabricants de DM.

Nous intervenons sur tout type de DM, notamment des produits à haut risque et ceux incluant des technologies innovantes, et sommes organisés par pôles d’expertise (DM actifs, DM implantables, DM de diagnostic in vitro (DIV) et DM complexes/invasifs/soins externes).

Notre expérience et notre connaissance du secteur des dispositifs médicaux nous permettent de proposer des parcours de formation répondant aux besoins des différents acteurs du secteur. L'organisme de formation GMED est certifié QUALIOPI.

Notre organisme de formation se distingue par ses approches pédagogiques novatrices et son expertise reconnue. Nos formations sont conçues et animées par un réseau de formateurs expérimentés, ayant une solide connaissance du terrain. Cette expérience est essentielle pour comprendre et répondre aux défis auxquels nos stagiaires sont confrontés, notamment dans un contexte réglementaire en constante évolution.

Nous plaçons le stagiaire au cœur de l’apprentissage. Nos responsables pédagogiques et formateurs, aguerris aux dernières méthodes pédagogiques, élaborent des objectifs et des programmes précis pour permettre l’acquisition des connaissances et compétences spécifiques au secteur du DM.

Avec une offre diversifiée pour 2024 et 2025, nous proposons des formations en présentiel et en virtuel : mise en œuvre de la réglementation européenne et internationale, gestion des risques, conformité aux exigences des systèmes de management de la qualité ou maîtrise des procédés spéciaux.

Notre siège est situé à Paris 15^ème, nous avons également une antenne à Saint-Etienne et trois filiales nord-américaine, britannique et asiatique. 

Quel sera votre quotidien ?

Sous la supervision du Responsable du Centre de Formation, vos missions incluront :

La gestion administrative des formations :

• Vous saisissez et gérez les fiches pédagogiques des actions de formation via le logiciel de pilotage (AGATE).
• Vous organisez les sessions de formation (conventions, inscriptions des stagiaires, attestations de formation).
• Vous êtes responsable de la validation et de l’envoi des convocations.

L'accueil et la logistique :

• Vous accueillez les stagiaires et les formateurs sur le site de Paris.
• Vous assurez la réservation et/ou l’achat des ressources nécessaires (salles, matériels, repas, normes…).
• Vous préparez les salles de formation et gérez les repas en fonction des besoins.

Le suivi qualité et la satisfaction des stagiaires :

• Vous gérez les retours des stagiaires et des formateurs après les sessions de formation.
• Vous assurez la gestion des réclamations, notamment l’accusé de réception, et proposez des solutions adaptées.
• Vous suivez les indicateurs de satisfaction et veillez à la conformité avec les exigences Qualiopi.

Le soutien à la gestion commerciale et qualité :

• Vous participez à la passation des commandes pour les formateurs et assurez le suivi commercial (devis, facturation OPCO).
• Vous répondez aux questions des clients via la boîte mail dédiée au centre de formation.
• Vous soutenez le Responsable du Centre de Formation dans la gestion des CAPA, la veille technique, et l’évaluation de la satisfaction.

Et si on parlait de vous !?

Les indispensables :

• Vous êtes titulaire d’un BAC+2/3 dans un domaine pertinent (par exemple : gestion administrative, qualité (type DUT ou Licence Pro en Gestion de la Qualité, Logistique, Organisation), assistanat de direction).
• Vous maîtrisez Excel (extractions, tableaux croisés dynamiques) et vous êtes à l'aise dans la manipulation des outils informatiques.
• Vous avez déjà utilisé un outil de gestion de centre de formation, comme AGATE ou savez utiliser des outils de gestion client ou planification.
• Vous avez des compétences solides en organisation, planification et gestion de la relation client.
• Vous savez adapter votre discours en fonction de vos interlocuteurs (internes, externes, clients).
• Vous avez au moins 3 ans d'expérience en gestion administrative, idéalement au sein d'un centre de formation. 

Qui êtes-vous ?

• Vous êtes proactif(ve) et organisé(e) : Vous anticipez les besoins opérationnels et contribuez à fluidifier les processus internes avec rigueur et méthode.

• Vous êtes à l’écoute et réactif(ve) : Vous faites preuve d’attention aux besoins des autres et savez ajuster rapidement vos actions pour répondre aux attentes avec pertinence.
• Vous êtes un(e) communicant(e) diplomate : Vous établissez et maintenez des relations professionnelles harmonieuses avec des interlocuteurs variés, tout en faisant preuve de tact et de bienveillance.
• Vous êtes adaptable : Vous êtes à l’aise dans un environnement aux priorités multiples et savez ajuster votre approche en fonction des contextes et des personnes.
• Vous avez une fibre qualité et êtes sensibilisé(e) aux enjeux de la formation et de la satisfaction client.
• Vous êtes à l’aise avec les notions de gestion des réclamations et savez proposer des solutions adaptées.

Les petits plus ?

• Un niveau d’anglais professionnel serait apprécié.
• Une expérience ou des connaissances en gestion des commandes et suivi des prestations au sein d'un organisme de formation seraient un avantage.

Si vous pensez correspondre à cette description, et que le poste vous intrigue, n’attendez plus et déposez votre candidature aujourd’hui !